مدیریت مالی آموزشگاه

از آن جایی که منبع واحدی راجع به مدیریت مالی در مدرسه که یکی از دوره های ضمن خدمت مدیریت مدارس محسوب می شود ، ارائه نگردیده است ، جزوه ای ساده و خلاصه با بهره گیری از برخی منابع دانشگاهی و آیین نامه های مالی و تجارب و اطلاعات شخصی که البته بخشی از آن مربوط به بودجه می باشد فراهم گردیده است .

امید است این اطلاعات بتواند پاسخ برخی از سوالات شما باشد.

تعريف مديريت مالي

مدیریت مالی، مدیریت منابع و مصارف به صورت کارا و اثربخش است؛

این رشته از مدیریت که شاخه ای از مدیریت بازرگانی است به مباحث نقدینگی ، برنامه ریزی مالی ، سرمايه گذاري و روش هاي مختلف تامين مالي مربوط مي شود ؛

در واقع مديران مالي مؤسسات و شرکت ها دو وظیفه مهم را دنبال می نمایند:

1- تامین مالی
2 - سرمایه گذاری

اهداف مدیریت مالی

الف) تامین مالی : یعنی مدیریت بر منابع سرمایه ای و کسب منابع مالی لازم برای شرکت یا مؤسسه جهت دست یابی به اهداف .
ب) سرمایه گذاری : یعنی مدیریت، بر مصارف سرمایه و مصرف منابع مالی و به کارگیری بهینه از آن، جهت دست یابی به اهداف .
ج) برنامه ریزی مالی : یعنی تنظیم برنامه و طرح هایی به منظور استفاده بهینه از منابع مالی و نگه داری دارایی ها و . . .
د) به حداکثر رساندن ارزش دارایی ها و نرخ رشد مؤسسه

ضرورت و اهمیت موضوع مدیریت مالی در مدرسه:

از آن جایی که استفاده صحیح از منابع مالی مدرسه می تواند یک مدیر را در رسیدن به اهداف آموزشی یاری رساند ضروری است، مدیران رسیدن به منابع مالی مختلف را مطالعه نمایند و منابع مالی موجود را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند تا به موقع و در جای خود به کار بگیرند .
انواع منابع مالی مدارس
الف) سرانه های آموزشی ( تعمیرات ، سرانه های ورزشی ، سرانه های پرورشی ، تجهیزات)
ب) کمک های مردمی (وجوه دریافتی از طریق مشارکت انجمن اولیاء و مربیان )
ج) کمک های خاص ( وجوه دریافتی از اشخاص یا سازمان ها یا شرکت ها جهت مصارف خاص که مشخص شده است)
د) سایر منابع ( وجوهی غیر موارد فوق الذکر که در اختیار مدارس قرار می گیرد )

موضوعات مدیریت مالی مدارس

- انواع هزینه ها
- انواع درآمدها
- بودجه بندی
- ثبت حسابداری

- حسابرسی
- نگهداری اموال
- تورم و مدیرت مالی

در مدارس و آموزشگاه های هوشمند، از طریق نرم افزار مدیریت هوشمند و ماژول های امور شهریه، حقوق و دستمزد و حسابداری، میتوان کلیه امور مدیریت مالی مدرسه و آموزشگاه را به انجام رساند.

تورم یعنی افزایش سطح عمومی قیمت ها در طول زمان ؛ اگر قیمت کالا ها و خدمات بدون آن که کیفیت آن ها بهبود یابد ، افزایش یابد ، نظام اقتصادی با پدیده تورم دست به گریبان می شود؛

چون تغییرات قیمت یک امر ذهنی است و در گرو نظر شخصی و سلیقه تولید کننده است ؛

هر مدیر اجرایی مجبور است به گونه ای با پدیده تورم روبرو گردد ؛

یکی از راه حل های مقابله با تورم عقد قرارداد های بلند مدت برای مواد مصرفی است که بدین وسیله اداره یا مؤسسه می تواند در آغاز دوره تورم ، کالاهای مورد نیاز را به قیمت ثابت بخرد ، راه حل دیگر ، دریافت وام های بلند مدت می باشد

تجزیه و تحلیل صورت های مالی

از آن جا که در مدارس فقط با تراز مالی سروکار داریم لذا به آن می پردازیم . تجزیه و تحلیل صورت های مالی باعث می شود مدیران ، صاحبان سرمایه ، بستانکاران ، سرمایه گذاران و سایر ذی نفعان مالی بتوانند از وضع مالی حال و آینده سازمان یا مؤسسات آگاه شوند و درباره آن قضاوت نمایند .
گام نخست در تجزیه و تحلیل صورت های مالی مطالعه دقیق صورت حساب های مالی است و گام بعدی تجزیه و تحلیل نسبت هاست .

وام دهندگان و تامین کنندگان مالی مانند بانک ها و شرکت های بیمه برای ارزیابی قدرت مالی مؤسسه و وضع بدهی های آن به این نسبت ها نیازمندند .
هر مدیر آموزشگاه برای آگاهی از وضع مالی مدرسه خود می تواند از برخی نسبت های مربوط به تراز مالی استفاده نماید که در ذیل ارائه می گردد :

الف) نسبت کل منابع مالی مدرسه به کل هزینه های آن ، که از تقسیم کل اقلام سمت چپ ترازنامه بر جمع کل هزینه های آموزشگاه ( سمت راست ) بدست می آید ؛

این نسبت توان نقدینگی و مالی آموزشگاه برای سال آینده را نشان می دهد هر قدر این نسبت بزرگ تر باشد در مقایسه با سال قبل یا سایر مدارس مشابه قدرت مانور آموزشگاه ، بیشتر خواهد بود ؛

اگر این ضریب کمتر از 1 باشد، وضع مالی آموزشگاه در شرایط بدی قرار می گیرد .
ب) نسبت هر یک از هزینه ها به کل هزینه ها
برای مثال نسبت هزینه تعمیرات به کل هزینه ها ، این نسبت نشان می دهد که چه مقدار از کل هزینه های پرداخت شده در مدرسه به هزینه ای خاص تعلق دارد که از تقسیم هر یک از هزینه ها بر جمع کل هزینه ها به دست می آید .
ج) نسبت کمک های مردمی به کل منابع مالی آموزشگاه
این نسبت از تقسیم مبلغ کمک های مردمی بر کل منابع مالی ( سمت راست تراز مالی)بدست می آید .
هر قدر این نسبت بالاتر باشد نشان می دهد که مدیر از مشارکت انجمن اولیا استفاده بیشتری در مقایسه با سال قبل یا سایر مدارس مشابه نموده است .
د) نسبت موجودی بانک به کل منابع مالی مدرسه :
این نسبت از تقسیم مانده بانک در تراز مالی بر کل منابع مالی ( سرانه ها – کمک های مردمی – سایر منابع و . . . ) حاصل می گردد و هر قدر ضریب آن بالاتر باشد مثل بند الف نشان دهنده قدرت نقدینگی بهتر آموزشگاه برای دوره مالی آینده و ضریب امنیت مالی بالاتری را نشان می دهد .

بحث ارزش آتی و فعلی پول

ارزش آتی پول :

اگر مبلغ معینی به حساب خاصی که بهره به آن تعلق می گیرد ریخته شود ، پس از گذشت مدت زمانی اصل و فرع این مبلغ را ارزش آتی یا مرکب می نامند.

فرمول :

= اصل پول در زمان صفر
=iنرخ بهره سالانه
=tمدت زمان به سال
=Aارزش آتی پول

مثال : در یک حساب پس انداز که بهره آن 5 درصد در سال است مبلغ 1000000 ریال سرمایه گذاری می شود . مدت سرمایه گذاری نیز 5 سال است. اصل و فرع این مبلغ در پایان سال پنجم چقدر است .

فرمول :

= اصل پول در زمان صفر
=iنرخ بهره سالانه
=tمدت زمان به سال
=Aارزش آتی پول

فرمول :

= اصل پول در زمان صفر
=iنرخ بهره سالانه
=tمدت زمان به سال
=Aارزش آتی پول

فرمول :

=اصل پول در زمان صفر

i=نرخ بهره سالانه

t=مدت زمان به سال

A=ارزش آتی پول

ارزش فعلی پول :

ارزش فعلی یک سری پول که در آینده پرداخت می شود یعنی ارزش آن در زمان صفر که به آن ارزش تنزیل نیز می گویند .

فرمول: A=مبلغ پرداختی در سالt

i=نرخ بهره سالانه

t=مدت زمان به سال

p=ارزش فعلی وجه

مثال : اگر 5 سال دیگر 1000000 ریال دریافت کنیم ارزش فعلی آن با نرخ بهره 10 درصد چقدر است ؟

برخی از تعریف ها در مدیریت مالی

قسط :

مبالغی برابر از یک سری جریان های نقدی که در زمان های مشخصی دریافت یا پرداخت می گردد

.
بودجه نقدی :

پیش بینی وجوه نقدی که طی یک دوره مشخصی برنامه ریزی به درون شرکت یا سازمانی جریان می یابد و از آن خارج می شود

.
نرخ بهره تعیین شده :

نرخ بهره اوراق قرضـه که بر اسـاس ارزش اسمی آن پـرداخت می شود

.
تورم ناشی از تقاضا :

افزایش قیمت ها در زمانی که تقاضای کالا بیش از عرضه آن باشد

.
بحران اقتصادی :

رکود طولانی و شدید اقتصادی

اوراق قرضه خارجی :

اوراق قرضه ای است که در کشور خارجی به فروش می رسد و ارزش آن بر اساس واحد پول کشور دیگری تعیین می گردد

نرخ ارز :

قیمت پول یک کشور بر حسب واحد پول کشور دیگر

دارایی های ثابت :

آن دسته از اقلام دارایی که عمر آنها بیشتر از یک سال است

بهره :

قیمتی که بابت استفاده از پول در طول زمان پرداخت می شود

ریسک ( مخاطره ) :

احتمال انحراف ارزش یک متغیر نسبت به ارزش مورد انتظار

تامین مالی با انتشار اوراق قرضه :

تهیه پول از طریق فروش آن نوع از اوراق بهادار است که سالانه مبلغ معینی بابت سود یا بازده آن اوراق باید پرداخت کرد مثل اوراق مشارکت دولتی .

مباحثی پیرامون حسابرسی

تعریف حسابرسی :

فن رسیدگی و اظهار و نظر نسبت به درستی و قابل قبول بودن ترازنامه و سایر صورت های مالی یک مؤسسه یا شرکت

انواع حسابرسی

الف) حسابرسی مدیریت :

رسیدگی و تجزیه و تحلیل و ارزیابی آمار و اسناد و مدارک و فعالیت های مالی یک مؤسسه از دیدگاه مدیریت سازمان یا مؤسسه

ب) حسابرسی عملیات :

تطبیق اسناد و مدارک مالی به صورت عملیاتی با بخش نامه ها و سیاست ها و مقررات و گزارشات یک مؤسسه

ج) حسابرسی قانونی :

رسیدگی به حساب های شرکت یا مؤسسات دولتی و ملی ، از اهم منابع حسابرس در این نوع حسابرسی ، اساس نامه مؤسسه یا شرکت دولتی است نظیر بررسی موضوع فعالیت مؤسسه ، میزان سرمایه ، حدود قوانین داخلی و

. . .
د) حسابرسی اختیاری : در این نوع حسابرسی ، حسابرس بر اساس قرار داد منعقده با نظر صاحب شرکت یا مؤسسه اقدام به رسیدگی می نماید

.
و) حسابرسی محدود :

عبارت است از حسابرسی که عملیات را برای موضوع معینی که حسابرس مامور آن است محدود به یک رشته وظایف و اختیارات و اسناد مربوط به موضوع رسیدگی باشد می نماید . مثل رسیدگی به موجودی بانکی مؤسسه

هـ) حسابرسی نهایی :

رسیدگی به حساب ها و اسناد مالی در پایان هر دوره مالی ؛

در این حسابرسی وضع کلی مؤسسه مورد رسیدگی و اظهار نظر قرار می گیرد که به آن حسابرسی ترازنامه نیز می گویند .

ی) حسابرسی مستمر و تدریجی :

از طرف حسابرسان داخلی مؤسسه به تدریج در طول سال انجام می گیرد .

ویژگی های حسابرس

الف ) تحصیلات :

شخص حسابرس برای رسیدگی به امور مالی با آگاهی از قوانین مالی و فنون حسابداری باید دارای تحصیلات دانشگاهی باشد در غیر این صورت رسیدگی ها و حسابرسی هایش نادرست از آب در خواهد آمد و به ضرر مؤسسات و جامعه خواهد بود.

ب) تجربه :

واضح است که تجربیات در حین کار کسب می گردد . تجربیات راه را برای رسیدن به اهداف حسابرسی سهل و آسان نموده و یک حسابرس مطمئن تر می تواند با اتکا به دلایل و مدارک اظهار نظر نماید .
ج) کفایت ، ‌قابلیت انعطاف ، شخصیت ، درستی : شاید ممکن باشد تحصیل و تجربه کافی را حسابرس با گذشت زمان کامل نماید ولی کسی که امین ، راز دار و درست کار نباشد مطلقاً به کار این حرفه حساس نمی آید .

د) سایر صفات :

علاوه بر صفات فوق حسابرس باید عمیق به مسائل و فهمیده باشد با ادب و خوش برخورد باشد، منطقی تصمیم بگیرد ، نسبت به افراد مسائل مورد رسیدگی حب و بغض نداشته باشد .

اظهار نظر حسابرسی و انواع آن

مهم ترین قسمت گزارش حسابرسی قسمتی است که در آن نام برده نظریه خود را در مورد صورت های مالی ( تراز نامه – صورت سود وزیان – صورت حساب سرمایه – صورت گردش وجوه و . . . ) اعلام می نماید که انواع آن عبارت است از اظهار نظر مقبول – اظهار نظر مشروط – اظهار نظر مردود و بدون اظهار نظر

برخی مباحث مربوط به کارپردازی

تعریف کارپرداز:

به استناد ماده 35 قانون محاسبات عمومی کشور ، کارپرداز مأموری است که از بین مستخدمین رسمی واجد شرایط و صلاحیت دستگاه ذی ربط به ایـن سـمت منصوب می شود و نسبت به خرید و تدارک کالا ها و خدمات مورد نیاز طبق دستور مقامات مجاز و با رعایت مقررات اقدام می نماید .

الف) مدارک لازم و ترتیب تنظیم اسناد هزینه اداری ( خرید کالا ) حواله پرداخت : اجازه ای است از طرف رئیس اداره جهت پرداخت و جه به ذی نفع که ضمیمه سند حسابداری می گردد .
ب) سند هزینه : فرمی است مالی دارای بخش های بدهکار و بستانکار ومانده ، شرح ومبلغ ب حروف و امضاء های مجاز که جهت پرداخت هزینه ها در سازمان ها و ادارات مورد استفاده قرار گرفته و مبنای ثبت های دفتر روزنامه و کل و معین قرار می گیرد .
پ) صورت زیر فاکتور : فرمی است دارای ستون های ردیف ، تاریخ فاکتور ، شرح کالا که ریز فاکتورها در آن نوشته می شود .
ث) در خواست خرید کالا : فرمی است که در آن نوع ومشخصات کالا، تعداد یا مقدار، برآورد قیمت شماره و تاریخ درخواست،٬ امضاء های مجاز مشخص می باشد و باید قبل از خرید اقدام گردد و انباردار عدم وجود آن را در انبار تایید نموده باشد .
ج) فاکتور خرید کالا : فرمی است چاپی دارای نوع و مشخصات کالا با ذکر مارک کالا ، تعداد یا مقدار ، قیمت جزء و کل ممهور به مهر و آدرس ، تاریخ خرید ، و بدون قلم خوردگی می باشد و پس از درخواست کالا، تاریخ آن تعیین می شود .

تذکرات

-در زمینه فاکتورهای دستمزد و کارگری و ساخت مبالغ بالای 200000 ریال باید توسط ذی نفع ( صادر کننده فاکتور ) مالیات پرداخت شود ( 5 درصد )

- درمورد خرید آجر تعداد ، آهن آلات و سایر مواد تناژ و . . . . مشخص باشد.

- در مورد قبوض آب و برق و گاز و تلفن . ، اگر در فیش بدهی قبلی وجود داشته باشد باید فیش قبلی پرداخت نشده پیوست گردد و اگر آن فیش هم دارای بدهی قبلی باشد باید قبل تر از آن هم پیوست گردد .

- فاکتور اموال خریداری شده باید همراه نامه مدیریت آموزشگاه جهت تهیه برچسب به انبار داری تحویل گردد .

- هزینه تعمیرات و فیش های آب و برق و گاز و تلفن خانه های سازمانی و سرایداری باید توسط خود استفاده کننده پرداخت گردد .

- در مورد خرید اموال یا تجهیزات بر چسب خور ، درج شماره سریال کالاها در فاکتور الزامی است .

- در مورد خرید اموالی که نیاز به تایید مراجع ذی صلاح تخصصی دارند الزاماً باید تایید یه واحد تخصصی اخذ و پیوست فاکتور گردد ؛ نظیر خرید کامپیوتر و قطعات مربوط به آن ، تعمیرات لوازم خانگی و صوتی ، تعمیرات خودرو و...

د) فرم قبض انبار یا رسید اثاثه :

فرمی است چاپی و رسمی دارای شرح و مشخصات کالا ، تعداد یا مقدار ، شماره و تاریخ وامضاء تحویل دهنده کالا به انبار ، امضاء امین اموال که توسط انباردار نوشته می شود.

هـ) حواله انبار :

نظیر قبض انبار که نیاز به امضاء امین اموال نیز دارد و امضاء تحویل گیرنده کالا نیز در آن درج شده است این امضاء علاوه بر امضاء انبار دار می باشد.

ی) صورت جلسه تحویل کالا :

در مواردی که کالا در خارج از انبار اداره تحویل مامور خرید می گردد باید صورت جلسه تحویل کالا تنظیم گردد و سپس قبض انبار صادر گردد.

معاملات دولتی

معاملات دولتی به 3 دسته تقسیم می شوند :

الف) معاملات جزیی تا مبلغ 20000000 ریال با مسوولیت کارپرداز یا مامور خرید

ب) معاملات متوسط : از مبلغ 20000000 ریال تا 200000000 ریال با مسوولیت کار پرداز و تایید رییس یا مقامات مجاز

ج ) معاملات عمده : از دویست میلیون ریال به بالا از طریق مناقصه یا ترک تشریفات مناقصه .

لازم به ذکر است که نصاب معاملات هر ساله توسط هیت وزیران ابلاغ می گردد

بحث قرار دادها

قرار داد سندی است که یکی از مؤسسات یا سازمان ها از یک سو با هر یک از اشخاص حقیقی یا حقوقی از سوی دیگر باهدف انجام یک عمل یا خدمت مشخصی در راستای هیات دستگاه اجرایی و منافع عمومی در قالب فرم های استاندارد منعقد می گردد .
در قرارداد ، علاوه بر شماره و تاریخ ، نام طرفین ، مدت ، مبلغ ، ریز کارکرد و نحوه کارکرد ، مفاد قرارداد نحوه کسر بیمه و مالیات و امضاء طرفین باید لحاظ گردد .

تذکر

زمانی که تحویل کالا در کمتر از 15 روز امکان پذیر نباشد نیز باید قرار داد منعقد گردد ؛

در مورد ساخت و تعمیرات در صورتی که مبلغ با اهمیت باشد به تشخیص مدیر دستگاه اجرایی و کارپرداز باید قرار داد داخلی منعقد گردد .

مناقصه عمومی

همانگونه که در بخش معاملات بیان شد در مورد معاملات عمده باید حتماً مناقصه انجام گیرد تا مورد معامله به کم ترین بها به صرف و صلاح دولت انجام گیرد .

تذکر

برخی از معاملات عمده نیاز به مناقصه ندارند که در قانون محاسبات عمومی ماده 79 مشخص گردیده است .
آگهی مناقصه عمومی حتماً باید از یک تا سه نوبت در یکی از روزنامه های کثیر الانتشار و یا محلی منتشر گردد .

مناقصه محدود ( دعوت نامه )

دعوت نامه شرکت در مناقصه محدود برای اشخاص یا مؤسساتی ارسال می گردد که صلاحیت آنان برای شرکت در معامله قبلاً تشخیص داده شده باشد . معمولاً در مورد معاملات متوسط می توان از مناقصه محدود استفاده نمود.

ترکیب کمسیون مناقصه

1)معاون وزیر یا مؤسسه دولتی یا یک نفر نماینده به انتخاب او

2) ذی حساب وزارت خانه یا مؤسسه دولتی یا نماینده او

3) رئیس قسمت تقاضا کننده مورد معامله یا نماینده او ( مامور خرید یا کار پرداز )

ترک تشریفات مناقصه

در مواردی که انجام مناقصه یا مزایده براساس گزارش توجیهی دستگاه ، اجرایی ، به تشخیص یک هیات 3 نفره در ماده 84 قانون محاسبات عمومی میسر و به مصلحت نباشد مؤسسه دولتی می تواند معامله را به صرف و صلاح دولت به طریق دیگری انجام دهد .

اموال

اموال دولتی به دو بخش تقسیم می گردد :
الف ) اموال منقول ب) اموال غیر منقول
اموال منقول نیز به سه بخش تقسیم می گردد اموال مصرفی و اموال غیر مصرفی و اموال در حکم مصرفی که در موسسات دولتی آنچه طبق قوانین مد نظر می باشد اموال منقول غیر مصرفی است که باید مورد نگهداری قرار گیرد . حفظ و حراست ، نگهداری ، انتقال ، فروش و اسقاط اموال طبق مقررات انجام می پذیرد.

طبق ماده 106 قانون محاسبات عمومی ، مسئولیت حفظ و حراست اموال منقول دولتی با موسسه و اداره دولتی استفاده کننده و نظارت و تمرکز حساب اموال یا وزارت امور اقتصادی و دارایی از طریق ذی حسابان می باشد . در هر مؤسسه دولتی نیز فردی به عنوان امین اموال از بین مستخدمین واجد شرایط و رسمی و امانتدار با حکم موسسه یا اداره دولتی و با موافقت ذیحساب تعیین می گردد که مسئولیت حراست و تحویل و تنظیم حساب های اموال و کالاهای تحت ابواب جمعی به عهده وی می باشد .
مطابق ماده 110 قانون محاسبات عمومی ادارات دولتی می توانند اموال منقول خود را به طور امانی در اختیار سایر مؤسسات و ادارات دولتی قرار دهند . فروش اموال منقول و غیر منقول ادارات و مؤسسات دولتی که اسقاطی و مازاد بر نیاز تشخیص داده می شود در صورتی که مورد نیاز سایر ادارات دولتی نباشد از طریق مزایده بلامانع خواهد بود و درآمد فروش آنها نیز باید به حساب خزانه کشور واریز گردد .

سامانه مدرسه هوشمند پویان و سامانه آموزشگاه پویان که جهت مدیریت هوشمند تمامی فرایندهای مدارس و آموزشگاه های آزاد از جمله آموزشگاه زبان، آموزشگاه موسیقی، آموزشگاه قرآنی و مذهبی، آموزشگاه فنی حرفه ای و مانند آن کاربرد دارد از برترین سامانه های یکپارچه مدیریت هوشمند ERP است که شامل سامانه حسابداری و امور شهریه و حقوق و دستمزد و... نیز می شود.

برای آشنایی بیشتر با سامانه پویان از انتهای صفحه استفاده کنید.