شرکت طراحان وب شمال

راهنمای امور شهریه مدارس

سامانه مدیریت هوشمند پویان، شامل بیش از 60 زیر سامانه متنوع جهت هوشمند سازی فرایند های آموزشی و مدیریتی مراکز آموزشی است.

سامانه های امور شهریه، حقوق و دستمزد و حسابداری از کاربردی ترین زیرسامانه های موجود در زمینه مدیریت مالی می باشد؛ وجود زیرسامانه هایی همچون فروشگاه آنلاین، بوفه و مدیریت کیف پول الکتریکی، ژتون و رزرو غذا، درگاه پرداخت آنلاین، انبارداری و مدیریت اموال نیز به مدیریت در زمینه مالی یاری می رساند.

در این راهنما، آموزش امور شهریه را برای شما عزیزان تدارک دیده ایم.

برای بهره گیری از امور شهریه پویان نیازی به دانلود و نصب آن در کامپیوتر های مختلف نیست؛ بلکه تنها با استفاده از مرورگر می توان برنامه را در هر دستگاهی و از هر مکانی اجرا کرد.

قابلیت های نرم افزار مدیریت شهریه مدارس( نرم افزار امور شهریه پویان):

الف) امکان تعریف سرفصل برای کل داوطلبان

ب) امکان تعریف سرفصل شهریه برای هر کلاس جداگانه

پ) امکان تعریف سرفصل شهریه برای هر پایه خاص

ث) امکان تعریف سرفصل شهریه برای هر داوطلب به صورت جداگانه

ج) امکان تعریف سرفصل شهریه برای موارد خاص قابل تعریف( خانواده شهدا، فرهنگی، ایثارگران و...)

چ) امکان تعریف تخفیف درصدی با محاسبه خودکار مبلغ تخفیف

ح) امکان تعریف شهریه ها به ازای هرسال تحصیلی

خ) امکان تعریف تخفیف ریالی به صورت مستقیم

د) تشخیص و گزارش تعداد افراد مشمول هر سرفصل و مبلغ کل شهریه و مجموع مبالغ کل شهریه ها

ذ) امکان ثبت انواع پرداختی در قالب پیش پرداخت، قسط پرداخت نشده و پرداخت شده شهریه نقدی، چک خوابانده به حساب، وصول شده، برگشت خورده و خرج شده

س) قابلیت محاسبه خودکار اقساط و تاریخ موعد پرداخت هر قسط شهریه با تعداد و فواصل زمانی دلخواه (به ماه) با امکان ویرایش دستی اعداد و تشخیص خودکار عدم تراز

ش) امکان ثبت وجوه عودت داده شده و محاسبه اتوماتیک در پرونده مالی

و) گزارش مجموع شهریه خام، شهریه قسط بندی شده، تخفیف شهریه، با تفکیک چک های دریافتی و اقساط، به ازای هرکلاس و در بازه زمانی دلخواه

ن) نمایش پرونده مالی هر داوطلب به صورت مجزا شامل لیست شهریه ها و تخفیفات و پرداخت ها و چک ها به همراه مشخصات و تاریخ پرداخت و گزارش مبلغ باقی مانده

هـ) گزارش خودکار معوقات شهریه با قابلیت چاپ سریع رسید دریافت وجه

ی) قابلیت ارسال خودکار پیامک یادآوری موعد پرداخت قسط و چک

سرفصل شهریه در نرم افزار مدیریت مدرسه هوشمند

ثبت هایی که مربوط به شهریه برای هرپایه، کلاس خاص،کل داوطلبان، دانش آموز به طور جداگانه و یا مورد خاص می باشد، در سرفصل شهریه انجام می شود؛

این ثبت ها نشان دهنده آن است؛ که دانش آموز یا دانش آموزان انتخاب شده باید چه مقدار هزینه به مدرسه پرداخت کنند؛ درواقع زمانی که ثبت موردنظر انجام می گیرد به این مفهوم است که فرد منتخب بدهکار محسوب می شود.

فیلد نوع در امور شهریه

در سرفصل شهریه، با کلیک بر فیلد (نوع)، لیستی با موارد شهریه اصلی، تخفیف مبلغی، تخفیف درصدی، عودت وجه در اختیارتان قرار می گیرد و شما بنابر ثبت موردنظرتان یکی از این موارد را انتخاب خواهید کرد.

امکان تعریف سرفصل برای هر پایه خاص در نرم افزار مدیریت شهریه مدارس

برای این منظور، بعد از تایپ عنوان ثبت سامانه امور شهریه پویان ، مبلغ و انتخاب( نوع ) مورد نظرتان ، تیک پایه را بزنید و بر روی فیلد آن کلیک نمایید، تا لیست مربوط به پایه ها نمایش داده شود، حال با انتخاب پایه موردنظرتان و تاریخ(اختیاری) ، گزینه ثبت را کلیک کنید؛ بدین صورت شما برای یک پایه خاص شهریه و یا سرفصل تعریف کرده اید.

امکان تعریف سرفصل برای کلاس خاص در سامانه امور شهریه پویان

برای تعریف کلاس خاص نیز، باید همان روش قبل را انجام شود، اما به جای پایه، باید تیک کلاس خاص زده شود و با کلیک بر فیلد کلاس خاص، کلاس موردنظرتان را انتخاب نمایید و در آخر گزینه ثبت را کلیک کنید.

امکان تعریف سرفصل شهریه برای موارد خاص قابل تعریف( خانواده شهدا، فرهنگی و...)

به منظور تعریف شهریه برای موارد خاص، باید تیک موارد خاص زده شود و با کلیک بر فیلد موردنظر، لیست مواردخاص نمایش داده شود، تا شما بتوانید گزینه موردنظرتان را انتخاب نمایید؛ اما اگر توجه کرده باشید، لیست مواردخاص به طور پیش فرض در نرم افزار امور شهریه پویان تعریف نشده است، پس اول باید موارد خاص دلخواه تان را خودتان ثبت کنید.

برای ثبت موارد خاص اول باید به داشبورد مدیریت> مدرسه ( دبستان، دبیرستان یا هنرستان) > اطلاعات اولیه> موارد خاص( گروه بندی دانش آموزان) مراجعه نمایید.

همانند تصویر راهنما، عنوان را طبق نامی که مطلوب تان می باشد، تایپ کنید و ذخیره را کلیک کنید.

حال به اطلاعات اولیه> دانش آموزان> لیست دانش آموزان مراجعه نمایید.

به پایین صفحه اسکرول کنید و گزینه جستجو را کلیک نمایید.

طبق تصویر راهنما، دانش آموزانی که مقصودتان می باشند را انتخاب نمایید و به پایین صفحه اسکرول کنید. ( اگر قصد دارید یک دانش آموز را به موارد خاص اضافه کنید، می توانید اول نام دانش آموز را در لیست دانش آموزان تایپ و سپس گزینه جستجو را کلیک نمایید تا فقط همان دانش آموز در لیست برای شما نمایش داده شود)

بعد از اسکرول به سمت پایین صفحه، گزینه مدیریت موارد خاص را کلیک کنید.

طبق تصویر راهنما، تیک عنوانی که برای موارد خاص ثبت کرده بودید را فعال کنید و در نوع عملیات هم، گزینه اختصاص موارد به دانش آموزان را انتخاب نمایید و گزینه ثبت را کلیک کنید.

بعد از انجام این ثبت، دوباره به امور شهریه> سرفصل شهریه مراجعه بفرمایید.

پس از تایپ عنوان ، مبلغ و انتخاب نوع آن، تیک موارد خاص را فعال کنید و پس از کلیک بر فیلد موارد خاص، گزینه دلخواه تان را انتخاب نمایید و ثبت کنید.

نکته1: اگر تمایل دارید، اسامی که جزو موارد خاص انتخاب شده اند را مشاهده کنید، به اطلاعات اولیه> دانش آموزان> لیست دانش آموزان مراجعه بفرمایید.

طبق تصویر راهنما، بر روی موارد خاص کلیک کنید و گزینه موردنظرتان را انتخاب نمایید؛ آن گاه پس از اسکرول به پایین صفحه، گزینه جستجو را کلیک کنید تا اسامی دانش آموزان به شما نشان داده شود.

نکته2: اگر در سرفصل شهریه، هنگام ثبت، فقط عنوان، مبلغ و نوع آن مشخص گردد؛ اما هیچ یک از پایه، کلاس خاص و یا موارد خاص را انتخاب نشوند، در آن صورت ثبت انجام شده برای کل داوطلبان( دانش آموزان) منظور می گردد.

مدیریت نوع پرداخت ها در نرم افزار امور شهریه پویان

از آن جایی که در لیست نوع پرداخت ها گزینه های پیش فرض قرار ندارد، مسئول امور مالی برای انواع پرداخت ها گزینه هایی را ثبت می کند، که این ثبت ها در مدیریت نوع پرداخت ها انجام می شود، برای مثال اولیاء دانش آموز شهریه را از طریق کارت به کارت یا نقدی پرداخت می کند، مسئول مالی، برای ثبت پرداختی ها، لازم می بیند که نوع پرداخت ها را نیز ثبت نماید، پس اول به مدیریت نوع پرداخت ها مراجعه می کند و در نوع پرداخت ها کارت به کارت ، نقدی و یا از طریق شبا و... به صورت جداگانه تعریف می کند و ثبت انجام می شود.

 آن گاه در لیست نوع پرداخت، گزینه ها نمایش داده می شود و با کلیک بر روی آن ها مشخص می گردد که از چه طریقی پرداخت انجام گرفته است؛ مانند تصویر ذیل.

پرونده مالی دانش آموز در نرم افزار مدیریت شهریه مدارس

در این قسمت اگر در فیلد دانش آموز، نام یکی از محصلان را وارد نمایید و گزینه نمایش را کلیک کنید، آنگاه فقط پرونده مالی همان فرد را به شما نمایش خواهد داد؛

اما اگر در فیلد کلاس، کلاس دلخواه خود را انتخاب نمایید، پرونده مالی کل دانش آموزان در آن کلاس را به شما نشان می دهد.

محاسبه و ثبت نحوه دریافت شهریه در سامانه امور شهریه پویان

برای قسط بندی خودکار، طبق تصویر راهنما عمل کنید.

(نام دانش آموز تایپ و نمایش حساب اقساط کلیک شود)

صفحه ای که بعد از کلیک بر نمایش حساب اقساط، به شما نشان داده می شود را توجه بفرمایید؛ در این قسمت فقط باید نام دانش آموز و مبلغ شهریه وجود داشته باشد( یعنی فیلد های تخفیف، مبلغ پیش پرداخت و تاریخ پیش پرداخت باید خالی باشد) پس باید اعداد تاریخ پیش پرداخت را پاک کنیم و بعد گزینه قسط بندی خودکار را کلیک کنیم ، آنگاه صفحه دیگری برای شما نمایش داده می شود.( توجه داشته باشید، قبل از قسط بندی باید برای دانش آموز در سرفصل شهریه، شهریه ثبت نمایید؛ تا در این صفحه شهریه نمایش داده شود)

همان طور که تصویر کاملا گویا است، شما در این قسمت می توانید برای دانش آموز تخفیف در نظر بگیرید وهمچنین می توانید مبلغ پیش پرداخت نیز وارد کنید؛ برای قسط بندی خودکار باید تعداد اقساط و تاریخ شروع اقساط را تعیین نمایید؛ حتی می توانید فاصله اقساط را نیز خودتان تعیین نمایید( عدد1 درفاصله اقساط به طور پیش فرض قرار گرفته است و شما می توانید آن را به دلخواه خودتان تغییر دهید)؛ پس از انجام عملیات موردنظرتان گزینه محاسبه را کلیک بفرمایید.

( ما برای نمونه تعداد اقساط را 4 ، تاریخ شروع اقساط را 1401/10/20، فاصله اقساط را هم 1 انتخاب کرده ایم)

پس از کلیک بر گزینه محاسبه، اقساط براساس انتخاب های ما به نمایش گذاشته می شوند، اگر به مجموع مبلغ اقساط توجه کنید برابر با مبلغ کل شهریه ( فلش سبز رنگ) می باشد.

اگر نرم افزار مدیریت مدرسه هوشمند شما به ماژول پیامک هوشمند مجهز باشد، می توانید ارسال پیامک یادآوری و ارسال پیامک تایید را فعال نمایید( فلش آبی رنگ)

حال فرض کنید که یکی از اقساط پرداخت شده است، آن گاه شما به عنوان مسئول مالی طبق فلش نارنجی رنگ، فیلد مورد نظر را کلیک کرده و گزینه قسط پرداخت شده را انتخاب می کنید.

بعد از انتخاب قسط پرداخت شده، نوع پرداخت را نیز می توانید انتخاب بفرمایید.( یادآوری: نوع پرداخت ها در مدیریت نوع پرداخت ها ثبت شده است)

نکته:اگر سامانه مدرسه هوشمند شما به ماژول درگاه پرداخت مجهز باشد و پرداخت ها به صورت آنلاین واریز شود، سیستم به طور خودکار واریزی را ثبت می کند و دیگر نیازی به ثبت دستی واریزی ها نخواهد بود.

لیست دانش آموزان جدید در سامانه مدرسه هوشمند

زمانی که دانش آموزی را به تازگی در مدرسه ثبت نام کرده اید و هنوز در کلاس مشخصی قرارش نداده اید، اما تصمیم دارید برایش شهریه ثبت کنید، با مراجعه به لیست دانش آموزان جدید و کلیک بر گزینه نمایش ، نام دانش آموز تازه وارد نشان داده می شود.( حتی اگر قصد ندارید که شهریه برایش ثبت کنید هم، نام دانش آموز به نمایش گذاشته می شود)

گزارش گیری از اقساط در نرم افزار مدیریت مدرسه هوشمند

در این قسمت همان طور که از نام اش پیداست، می توانید بر اساس نام دانش آموز یا کلاس از اقساط گزارش بگیرید.

اگرعلاوه بر نرم افزار مدیریت شهریه مدارس، ماژول پیامک هوشمند نیز در سامانه مدرسه هوشمند شما فعال باشد، می توانید پیامک یادآوری برای پرداخت اقساط به والدین یا دانش آموزان ارسال نمایید.

گزارش ریز شهریه در نرم افزار امور شهریه پویان

در این قسمت هم می توانید بر اساس نام دانش آموز و کلاس و پایه گزارش ریز شهریه بگیرید؛ همچنین موارد مورد نیازتان را فعال یا غیرفعال کنید.

گزارش جامع شهریه در نرم افزار امور شهریه پویان

در این قسمت نیز براساس کلاس ها می توانید گزارش جامع از شهریه ها بگیرید؛ همچنین می توانید گزینه های موردنیازتان را فعال یا غیرفعال کنید.

نکته:در قسمت گزارش ریز شهریه و گزارش جامع شهریه دو گزینه قرار دارد که در این مطلب کارایی شان را برای شما توضیح خواهیم داد.

اقساطی که سررسید آن ها برای آینده است استثناء شوند

اگر مسئول مالی تمایل داشته باشد، اقساطی که برای آینده هستند و هنوز موعدش فرا نرسیده است، در سیستم مشاهده نکند، می تواند با فعال کردن این گزینه خواسته اش را عملی کند؛ به طوری که فقط اقساطی را مشاهده می کند که تاریخ سررسیدش برای زمان حال می باشد.

انتقال مانده حساب فعلی دانش آموزان به سال تحصیلی بعد

نکته ای که در انتقال مانده حساب فعلی دانش آموز به سال تحصیلی بعد وجود دارد این است که مسئول مالی زمانی باید این گزینه را فعال کند که حتما در پایان سال تحصیلی باشند( یعنی زمانی که وارد سال تحصیلی جدید می شوند) تا اگر دانش آموزی مانده بدهی دارد به سال تحصیلی بعد انتقال پیدا کند؛

اگر مسئول مالی  در اول یا وسط سال تحصیلی این گزینه را فعال کند، آن وقت سیستم، شهریه سال تحصیلی حال را برای سال تحصیلی بعدی بدهی می زند، در حالی که دانش آموز هنوز فرصت برای پرداخت شهریه امسال را دارد.

ارسال پیامک یادآوری پرداخت در سامانه مدرسه هوشمند

در صورت فعال بودن ماژول پیامک هوشمند در نرم افزار مدیریت مدرسه هوشمند تان، می توانید برای والدین و دانش آموزان پیامک یادآوری پرداخت ارسال کنید.

مدیریت دسترسی بدهکاران در نرم افزار مدیریت شهریه مدارس

اگر بدهی دانش آموزی از حداکثر مجاز بیشتر شود، مدیریت مدرسه یا مسئول مالی می تواند از قسمت مدیریت دسترسی بدهکاران، دسترسی دانش آموز را به بخش های مختلف سامانه (پنل شخصی) محدود کند.

برای این منظوردر قسمت حداکثر بدهی مجاز مبلغ موردنظرتان را وارد نمایید و دانش آموزان را از پایه و یا موارد خاص انتخاب کنید؛ در فیلد پیام سامانه بدهکاران، متنی که مقصودتان می باشد را وارد کنید تا زمانی که دانش آموزان قصد فعالیت در بخش های محدود شده سامانه را دارند، به آن ها پیامی نمایش داده شود که به علت بدهی اجازه دسترسی ندارند و در مرحله آخر ذخیره را کلیک بفرمایید.

در قسمت تنظیمات دسترسی نیز، گزینه هایی که مدنظرتان می باشد، جهت محدود شدن سامانه را می توانید فعال نمایید.

موفق باشید.